Spécialiste, Gestion du savoir et des activités juridiques

Job Description

<p><p>Dentons est un cabinet d’avocats qui se démarque de par sa structure même. Le milieu juridique évolue rapidement et Dentons est un chef de file qui cherche constamment à défier le statu quo et à offrir à ses clients des services hors pair et des solutions d’avant-garde. Les avocats / avocates et membres du personnel du cabinet, qui sont plus de 21 000, travaillent dans plus de 200 bureaux répartis dans plus de 80 pays.</p><p>Dentons Canada, qui a à cœur le succès de ses membres et l’essor des collectivités, continue d’être reconnu en tant qu’employeur de choix. Le cabinet a été nommé l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada (2025), l’un des meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens (2025) et l’un des meilleurs employeurs du Canada au chapitre de la diversité (2025).</p><p>Chez Dentons, le cabinet d\'avocats mondial du Canada, vous aurez de multiples occasions d’acquérir de nouvelles compétences, d’aiguiser votre savoir-faire et de progresser dans votre carrière.</p><p><b>RÉSUMÉ DU POSTE</b></p><p>Le ou la spécialiste, Gestion du savoir et des activités juridiques, joue un rôle essentiel dans le soutien des activités quotidiennes et des initiatives stratégiques de l\'équipe responsable de la gestion du savoir et des activités juridiques. Relevant du directeur, Gestion du savoir et des activités juridiques de la région Canada et travaillant en étroite collaboration avec l\'ensemble de cette équipe, notamment les avocats et avocates, ainsi que la directrice, Activités juridiques, la directrice, Services de recherche et de gestion des documents et l\'équipe de direction des services parajuridiques, le ou la titulaire de ce poste sera chargé(e) de coordonner divers projets et tâches administratives visant à accroître l\'efficacité de la fonction Gestion du savoir et des activités juridiques.</p><p>Cette personne jouera un rôle clé dans la gestion des communications, le respect des échéanciers liés aux projets et aux livrables, le soutien aux processus financiers, la préparation de présentations de grande qualité ainsi que l’organisation de réunions. Elle sera également responsable d’assurer le bon déroulement des projets au sein de l’équipe. Il s’agit d’un rôle dynamique qui exige la coordination et la priorisation de nombreux projets couvrant les différents volets de l’équipe Gestion du savoir et des activités juridiques, notamment la technologie juridique, les services de recherche, les services parajuridiques et d’autres aspects du soutien aux groupes de pratique. Ce poste requiert une grande capacité d’adaptation, de solides compétences organisationnelles et d’excellentes aptitudes en communication, afin de gérer efficacement des priorités et des échéanciers variés.</p><p><b>RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES</b></p><ul><li>Rédiger, réviser et diffuser les communications internes et externes de l’équipe, en veillant à ce que l’information transmise soit claire, professionnelle et conforme aux normes établies par le cabinet.</li><li>Gérer le processus de facturation, y compris le suivi, le traitement et le rapprochement des factures, et coordonner le tout avec l’équipe des finances et les fournisseurs externes au besoin.</li><li>Préparer, faire la mise en page et mettre à jour des présentations et des rapports pour les réunions, les séances de formation et les présentations à l’équipe de direction, en utilisant des fonctions avancées dans PowerPoint et Excel.</li><li>Organiser et gérer les réunions, notamment préparer l’ordre du jour, assurer la logistique et veiller à ce que tous les documents nécessaires soient disponibles.</li><li>Rédiger les comptes rendus de réunion, synthétiser les points clés et assurer le suivi des actions afin de respecter les échéanciers.</li><li>Coordonner et suivre l’avancement de divers projets, en appuyant l’équipe dans l’atteinte des objectifs et le respect des délais.</li><li>Soutenir et gérer les processus financiers liés aux dépenses et aux remboursements, en veillant au respect des politiques et processus internes.</li><li>Collaborer avec des équipes multidisciplinaires à l’échelle nationale, en favorisant un environnement collaboratif et axé sur les résultats.</li><li>Mettre à jour les bases de données et utiliser SharePoint pour la gestion des documents et la collaboration interne.</li><li>Repérer de manière proactive les occasions d’amélioration des processus, en tirant parti des outils numériques et de solutions novatrices pour accroître l’efficacité de l’équipe.</li><li>Maintenir les plus hauts standards de professionnalisme, de confidentialité et d’éthique dans toutes les interactions et tous les livrables.</li><li>Assumer les responsabilités supplémentaires liées aux différents volets de la gestion du savoir et des activités juridiques, lesquelles peuvent évoluer au fil du temps.</li></ul><p><b>RESPONSABILITÉS (SERVICES PARAJURIDIQUES)</b></p><ul><li>Organiser et gérer les réunions, notamment préparer l’ordre du jour, assurer la logistique et veiller à ce que tous les documents nécessaires soient disponibles.</li><li>Tenir à jour les bases de données à l’aide des rapports disponibles pour soutenir l’équipe de direction des services parajuridiques, en coordination avec les équipes internes au besoin (p. ex., gestion de talents, finances).</li><li>Soutenir et gérer les processus financiers liés aux dépenses et aux remboursements, en veillant au respect des politiques et processus internes.</li><li>Effectuer des recherches et appuyer des projets ponctuels visant à soutenir l’équipe de direction des services parajuridiques, notamment en se familiarisant avec les pratiques et les rôles des parajuristes dans les différents groupes de pratique et régions.</li><li>Préparer et gérer la correspondance ainsi que les autres communications destinées à l’équipe de direction des services parajuridiques, aux parajuristes et aux autres intervenants, y compris par écrit, verbalement ou via les portails internes.</li><li>Accomplir toute autre tâche confiée par l’équipe Gestion du savoir et des activités juridiques et par l’équipe de direction des services parajuridiques.</li></ul><p><b>RESPONSABILITÉS (SERVICES D’INFORMATION ET DE RECHERCHE)</b></p><ul><li>Gérer les ressources de la bibliothèque physique et numérique, y compris la livraison des ouvrages physiques et la transmission des accès aux services d’abonnement aux professionnels et professionnelles des services juridiques et des services administratifs.</li><li>Gérer le processus de facturation pour l’équipe des services d’information et de recherche, y compris le suivi, le traitement et le rapprochement des factures, et collaborer avec l’équipe des finances et les fournisseurs externes au besoin.</li><li>Gérer les relations avec les fournisseurs en supervisant le processus de commande de livres et d’abonnements, sous la supervision de la directrice, Services de recherche et de gestion des documents.</li><li>Soutenir l’équipe Services d’information et de recherche dans les demandes de recherche, notamment en participant à la revue des documents en ligne et à la présentation de l’information.</li><li>Accomplir toute autre tâche confiée par l’équipe Gestion du savoir et des activités juridiques ou par l’équipe des services d’information et de recherche.</li></ul><p><b>EXIGENCES</b></p><ul><li>Diplôme postsecondaire en administration des affaires, gestion de projets, études juridiques ou dans un domaine connexe, de préférence.</li><li>De 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de coordination de projets, de soutien aux activités juridiques ou administratives, idéalement au sein d’une entreprise de services professionnels ou juridiques.</li><li>Excellente maîtrise de l’ensemble de la suite Microsoft Office, avec des compétences intermédiaires ou avancées en Excel et PowerPoint.</li><li>Expérience avec SharePoint et les logiciels de gestion de projets, un atout.</li><li>Bonne compréhension des processus financiers, du suivi des dépenses et de la production de rapports.</li><li>Solides compétences organisationnelles ainsi qu’excellentes capacités de communication écrite et orale.</li><li>Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités et échéanciers dans un environnement dynamique, avec un minimum de supervision, tout en travaillant de manière collaborative au sein d’une équipe.</li><li>Bilingue (français / anglais)</li><li>Esprit créatif, enthousiaste et orienté(e) ver les résultats, capable de travailler de manière collaborative avec des équipes multidisciplinaires et de s’adapter aux priorités changeantes.</li><li>Esprit analytique, à l’aise avec les outils numériques, sens de l’innovation et capacité à maîtriser de nouvelles technologies de manière proactive.</li><li>La maîtrise de l’anglais est exigée puisque le ou la titulaire de ce poste fournira des services à des membres du cabinet situés dans nos bureaux à l’extérieur du Québec. Étant donné que le poste exige notamment la capacité de communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit avec des membres de nos 6 bureaux au Canada ainsi que la production de livrables complexes dans des délais serrés, la maîtrise de l’anglais est essentielle.</li></ul><p>Note : Les avantages sociaux et les avantages indirects peuvent varier en fonction du bureau et de votre poste et certaines conditions peuvent s’appliquer. Dentons se réserve le droit de modifier les programmes et les avantages qu’il offre, en totalité ou en partie, à quelque moment que ce soit et sans préavis.</p></p> #J-18808-Ljbffr