Job Description

<table><tbody><tr><td>Job Title:</td><td>Manager, Alumni and Donor Relations</td></tr><tr><td>Competition Number:</td><td>033-2025</td></tr><tr><td>Administrative Unit:</td><td>Alumni and Development Office</td></tr><tr><td>Immediate Supervisor:</td><td>Director, Philanthropic development and outreach</td></tr><tr><td>Job Type:</td><td>Permanent, Full time (Unionized)</td></tr><tr><td>Work Schedule:</td><td>35 hours per week</td></tr><tr><td>Salary Scale: </td><td>Level 9 – (77 099 $ - 98 354 $) </td></tr></tbody></table> In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness. Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.SUMMARY The Manager, Alumni and Donor Relations, strengthens the connection between the institution, its alumni, and its donors. Working collaboratively with internal and external teams, they develop and implement strategies to actively engage alumni while supporting the university’s philanthropic goals.DETAILS OF RESPONSIBILITIESAlumni Engagement:<ul><li>Develop and implement programs that encourage alumni engagement through events, digital communications, and strategic initiatives.</li><li>Plan and oversee meaningful alumni events such as reunions, conferences, panel discussions, and networking opportunities.</li><li>Create tools and resources to involve alumni in institutional initiatives (career opportunities, etc.).</li><li>Establish an alumni association and serve as the primary point of contact for alumni, fostering ongoing engagement with the university and supporting their contributions to strategic initiatives.</li></ul>Donor Relations:<ul><li>Manage a portfolio of current and prospective donors, fostering strong relationships and supporting fundraising campaigns.</li><li>Develop funding proposals and coordinate donor recognition and stewardship activities.</li></ul>Digital Communication & Strategy:<ul><li>Develop communications for alumni and donors, including newsletters, social media content, and website updates.</li><li>Create engaging content to highlight inspiring alumni and donor stories.</li><li>Collaborate with marketing and communications teams to produce compelling and mission-driven content.</li></ul>Database Management:<ul><li>Import data from CSV or Excel files into the database, integrating information on new alumni or donors, address updates, events, and financial contributions.</li><li>Generate targeted lists for specific campaigns by creating queries to segment alumni based on academic programs and geographic location or donors by category (donation amount, frequency, tenure).</li><li>Identify and merge duplicate records while regularly verifying key data integrity (such as alumni status and donation amounts) to ensure accurate reporting and communication.</li></ul>Gift Processing:<ul><li>Oversee the recording and processing of donations in the database, issue tax receipts and thank-you letters, and manage online and recurring donations to ensure proper allocation and tracking.</li><li>Reconcile donations with bank deposits, manage special funds (scholarships, projects), and provide impact reports to donors to demonstrate the use of their contributions.</li><li>Conduct regular audits to ensure the accuracy of records and transparency in fundraising processes, in collaboration with the finance team.</li></ul>Institutional Collaboration:<ul><li>Partner with other departments (e.g., Faculties, Schools, Services, and Centers) to integrate alumni and donors into key initiatives.</li><li>Recruit, train, and support alumni volunteers to represent the university at events.</li></ul>Required Qualifications:<ul><li>University degree in a relevant field (marketing, administration, communications, etc.).</li><li>Three (3) to five (5) years of experience in alumni relations, fundraising, or community engagement.</li><li>Extensive experience in CRM database management and segmentation, with strong data management skills.</li><li>Ability to network and build lasting relationships, both in person at events and on platforms such as LinkedIn.</li><li>Flexibility to work evenings and weekends and travel occasionally.</li><li>Bilingualism (French and English) required.</li></ul>Assets:<ul><li>Experience in the postsecondary education or nonprofit sector.</li><li>Familiarity with digital tools and platforms for event and alumni relationship management (e.g., Raiser’s Edge).</li></ul> Interested candidates are requested to submit an online application at <a href="https://ustpaul.ca/en/careers/" target="_blank">our careers page</a> by October 15th, 2025 at 11:59 pm. We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process. We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act. <table><tbody><tr><td>Titre du poste :</td><td>Gestionnaire, Relations avec les diplômés et les donateurs</td></tr><tr><td> Numéro de concours : </td><td> 033-2025</td></tr><tr><td> Unité administrative :</td><td> Bureau des diplômés et du développement</td></tr><tr><td> Supérieur immédiat :</td><td> Direction, Développement philanthropique et rayonnement</td></tr><tr><td> Horaire de travail :</td><td> 35 heures par semaine</td></tr><tr><td> Type d’emploi :</td><td> Permanent (Non-Syndiqué)</td></tr><tr><td> Échelle salariale :</td><td> Niveau 9 (77 099 $ - 98 354 $)</td></tr></tbody></table> Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1300 étudiants ; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail professionnel et des avantages sociaux compétitifs. SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS Le gestionnaire, relations avec les diplômés et le développement, contribue à renforcer le lien entre l’institution, ses diplômés, et ses donateurs. En collaboration avec des équipes internes et externes, il/elle conçoit et met en œuvre des stratégies visant à engager activement les diplômés, tout en soutenant les objectifs philanthropiques de l’établissement. Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes : Engagement avec les diplômés :<ul><li>Développer et exécuter des programmes qui encouragent l’engagement des diplômés à travers des événements, des communications numériques et des initiatives stratégiques.</li><li>Créer et superviser des événements significatifs pour les diplômés, tels que des retrouvailles, des conférences, des panels et des opportunités de réseautage.</li><li>Mettre en place des outils et ressources pour inclure les diplômés dans les initiatives institutionnelles (opportunités professionnelles, etc.).</li><li>Bâtir une association des diplômés et agir comme point de contact principal pour les diplômés, en facilitant leur engagement continu avec l’université et en soutenant leurs contributions aux initiatives stratégiques. </li></ul>Relations avec les donateurs :<ul><li>Gérer un portefeuille de donateurs actuels et potentiels, en favorisant des relations solides et en soutenant les campagnes de collecte de fonds.</li><li>Développer des propositions de financement et coordonner des activités de reconnaissance et de fidélisation des donateurs. </li></ul>Communication et stratégie numériques :<ul><li>Développer les communications destinées aux diplômés et donateurs, notamment via des bulletins électroniques, les réseaux sociaux et des mises à jour sur les sites web.</li><li>Développer du contenu engageant pour faire rayonner les parcours inspirants des diplômés et donateurs.</li><li>Collaborer avec les équipes de marketing et communication pour produire des contenus engageants et représentatifs des valeurs de l’institution.</li></ul>Gestion de la base de données : <ul><li>Importer des données provenant de fichiers CSV ou Excel en utilisant une base de données, notamment pour intégrer les informations sur les nouveaux diplômés ou donateurs, les mises à jour d’adresses, les événements, et les contributions financières.</li><li>Générer des listes ciblées pour des campagnes spécifiques en créant des requêtes permettant de segmenter les diplômés selon leurs programmes académiques et leur localisation géographique ou segmenter les donateurs par catégorie (montant des dons, fréquence, ancienneté). </li><li>Identifier et fusionner les doublons, tout en vérifiant régulièrement la cohérence des données clés (comme les statuts de diplômés et les montants des dons) pour garantir l'intégrité des informations et éviter toute erreur dans les rapports ou les communications.</li></ul>Traitement des dons : <ul><li>Superviser l’enregistrement et le traitement des dons dans la base de données, émettre des reçus fiscaux et des lettres de remerciement, et gérer les dons en ligne et récurrents pour garantir leur bonne attribution et suivi.</li><li>Réconcilier les dons avec les dépôts bancaires, assurer la gestion des fonds spéciaux (bourses, projets) et fournir des rapports d'impact aux donateurs pour montrer l'utilisation de leurs contributions</li><li>Effectuer des vérifications régulières pour garantir la précision des enregistrements et la transparence des processus de collecte de fonds, en collaboration avec l’équipe financière</li></ul>Collaboration institutionnelle :<ul><li>Travailler en partenariat avec d'autres départements (p. ex. Facultés, Écoles, Services et Centres) pour intégrer les diplômés ou les donateurs dans des initiatives clés.</li><li>Recruter, former et soutenir des volontaires parmi les diplômés pour les représenter lors d’événements.</li></ul>Qualifications requises : <ul><li>Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (marketing, administration, communication, etc.).</li><li>Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en relation avec les diplômés, collecte de fonds ou engagement communautaire.</li><li>Expérience approfondie en gestion des bases de données CRM et en segmentation, avec une solide maitrise des outils de gestion des données.</li><li>Aisance à réseauter et à établir des relations durables, notamment en présentielle lors des événements et sur les réseaux sociaux comme LinkedIn.</li><li>Capacité à travailler sur des horaires flexibles (soirs et fins de semaine) et à voyager occasionnellement.</li><li>Bilinguisme (français et anglais) requis </li></ul>Atouts :<ul><li>Expérience dans le secteur de l’éducation postsecondaire ou des organismes sans but lucratif.</li><li>Connaissance des outils numériques et des plateformes de gestion d’événements et de relations avec les diplômés (ex. : Raiser’s Edge).</li></ul> Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à <a href="https://ustpaul.ca/offres_emploi.php" target="_blank">Offres d'emploi (ustpaul.ca)</a> d'ici le 15 octobre 2025 à 23h59. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels. PI01116f0e0b8f-34600-38687421

Manager, Alumni and Donor Relations | Gestionnaire, Relations avec les diplômés et les donateurs

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