Coordonnateur.trice aux affaires administratives

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Website Comité sectoriel de main-d'oeuvre des services automobiles (CSMO-Auto)

OFFRE D’EMPLOI

Coordonnateur.trice aux affaire administratives

Actif depuis 25 ans dans l’industrie des véhicules motorisés, la mission du CSMO-Auto est de soutenir le développement des compétences des employeurs et travailleurs, afin d’améliorer les pratiques de ressources humaines et la connaissance du secteur. Organisme à but non lucratif, le CSMO-Auto travaille en concertation avec un large réseau de partenaires tant du milieu des affaires que de celui de l’éducation, pour bien desservir les besoins du secteur.



SOMMAIRE DE LA FONCTION

Relevant du directeur des opérations, la personne qui occupera le poste de coordonnateur.trice aux affaires administratives assurera la coordination efficace des activités administratives et apportera un soutien dans de nombreux domaines. Elle soutiendra les gestionnaires, notamment lors de la planification de présentations pour le Conseil d’administration (CA), le Comité exécutif (CE) et les comités. Elle sera aussi appelée à travailler avec les membres de l’équipe, sur différents projets, toujours en lien avec l’organisation et la communication. Elle sera le point de contact de l’organisation, par courriel et téléphone.


RESPONSABILITÉS

  • Répondre aux appels et rediriger au besoin;
  • Accueillir et aider les visiteurs au bureau;
  • Agir comme point de contact pour les clients et les partenaires, tant à l’externe qu’à l’interne;
  • Répondre aux diverses demandes d’informations, par courriel ou par téléphone;
  • Corriger et mettre en page différents documents selon les besoins (appels d’offre, contrats, présentations…);
  • Organiser les rencontres du CA, du CE et des autres comités en réservant les salles, en planifiant les repas et en préparant les documents nécessaires aux rencontres (ordre du jour, présentations, procès-verbal);
  • Planifier et organiser des événements comme des réunions, des conférences ou des séminaires;
  • Gérer la logistique des divers évènements (réservation de salle, élaboration de l’ordre du jour, envoi d’invitations, sélection de conférenciers…);
  • Rédiger des procès-verbaux, lettres et rapports au nom de l’entreprise;
  • Gérer les informations sensibles de manière confidentielle;
  • Planifier les rendez-vous à la demande;
  • Maintenir les inventaires, anticiper les ruptures de stock et placer les commandes (papeterie, items pour le bureau);
  • Coordonner et organiser les procédures de bureau (interne);
  • Optimiser les processus;


PROFIL RECHERCHÉ


  • Diplôme d’études secondaires ou DEP en bureautique;
  • Minimum de 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires;
  • Excellentes compétences de communication (écrit et oral);
  • Maîtrise de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams…);
  • Maîtrise des fonctions avancées de PowerPoint (grand atout).


COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Avoir une attitude positive;
  • Professionnalisme accru;
  • Axé sur le service à la clientèle;
  • Excellent français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Capacité de rédaction (français);
  • Sens de l’organisation;
  • Bonne gestion du temps et des priorités;
  • Collaboration harmonieuse.


 

CONDITIONS/AVANTAGES


  • Temps plein, 35hrs/semaine, horaire 4 jours possible
  • 10 congés perso/maladie
  • 2 semaines de vacances (2 semaines offertes à Noël)
  • Assurances et régime de retraite volontaire. 

*** Salaire horaire 31,00$

Source
WhatJobs

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