Biblio verif and acquisitions technician | Technicien en vérif biblio et acquisitions

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation.

Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Under the supervision of the Collection Development Librarian, the technician conducts bibliographic research and verification for publications to order; carries out research in the library catalogue; provides quality customer service to library patrons; handles the daily picklist and scanning; shelves, organizes, and maintains library materials. The technician also works in collaboration with the library team to support various special projects.

DETAILS OF RESPONSIBILITIES

A) BIBLIOGRAPHIC VERIFICATION AND PURCHASE MANAGEMENT

Conduct verification in the library catalogue as well as in-depth bibliographic research upon request by using various research tools.

Prepare lists for orders and acquisition requests in order to do quality control. Work with book acquisition tools such as GOBI and Amalivre by checking the catalogue to ensure that the library does not buy doubles of materials.

B) CUSTOMER SERVICE

Provide customer service in conjunction with library activities. More specifically:

• Participate in circulation services, return books, and make loans;
• Participate in welcoming patrons, be proactive in customer service, guide them in their research, help them find a document; provide a directional reference service: orient and help students (including orientation sessions at the beginning of the fall and winter sessions), professors, and other library users in using the various services offered by the library;
• Provide a first-line reference service with the library catalogue, the research guides, and electronic tools; refer to a librarian if necessary;
• Ensure smooth operation of group study rooms; assist students with reservations; ensure compliance with reservations and usage policies;
• Basic IT support: ensure the smooth operation of public access computers; offer support to patrons; inform the IT department of any problems (in particular, software updates for our patrons and staff); follow up on requests; provide support for the PaperCut printer system: help users print, photocopy, and scan documents.

C) SCANNING AND PICKLIST

• Prepare picklist from the integrated library system every morning
• Collect and prepare for transport documents from picklist
• Scan items or documents for document delivery; send digitized documents

• Deal with any issues that arise in the integrated library system or with digitization.

D) SHELVING

• Sort, organize, and return library materials to their designated locations on shelves.
  
  This could also include weeding or pulling materials in the collection and/or transferring material from one location to another (e.g., from the general collection to the storage, etc.).
• Collect documents from the various floors of the library daily, including group study rooms, service desk, and other spaces;
• Sort monographs, periodicals, newspapers, reference, and microforms in order to shelve them;
• Shelve different types of documents according to their locations, classification codes, and specific arrangements for each category of documents;
• Ensure that materials on the shelves of the different collections and in the “books in use” section are not shelved too tightly; foresee necessary shifting of the collection when required;
• Remove and send for repair any documents that need it;
• Check the order of shelving of documents (reading the shelves) and replace mis-shelved documents;
• Look for missing books, books declared returned, etc.

E) OTHER DUTIES AS ASSIGNED

• Carry out all other related tasks assigned by the supervisor.

F) PROFESSIONAL DEVELOPMENT

• Be responsible for their professional development and inform their supervisor of their needs and various training opportunities that arise;
• Take part in various information sessions, training sessions, colloquiums, conferences, etc. related to the position.

• Education: Library technician’s diploma or equivalent in demonstrated experience
• Bilingualism: English and French (oral and written)
• Knowledge and experience working with the MARC & RDA formats
• Five (5) years’ experience in cataloguing or equivalent experience would be an asset
• Knowledge of MS Word and Excel software
• Knowledge of other software used in a library would be an asset
• Knowledge of Alma ILS would be an asset

ESSENTIAL QUALITIES

• Ability to monitor problems in their area of expertise and deal with them
• Energy, interest, and motivation
• Flexibility and ability to handle change
• Ability to communicate and work effectively in a working group, as well as with supervisors and colleagues
• Understanding of and compliance with professional standards as well as ethical principles and intellectual freedom
• Strong interpersonal skills and a demonstrated commitment to excellent customer service
• Sense of responsibility, good judgment, and independence
• Sense of initiative and respect for established procedures
• Ability to manage one’s time and priorities well
• Ability to work under pressure

• Availability/flexibility: cooperation and collaboration in daily activities and out-of-the-ordinary requests

• Must be able to lift a box weighing 20 kg.

Interested candidates are requested to submit an online application at our careers page by May 21, 2025 at 11:59 pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview.

Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L’Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision de la bibliothécaire au développement des collections, la technicienne ou le technicien effectue de la recherche et de la vérification bibliographiques relatives aux publications à commander; fait de la recherche dans le catalogue de la bibliothèque; fournit un service à la clientèle hors pair à la clientèle de la bibliothèque; s’occupe de la liste de sélection et de la numérisation quotidiennes; et replace dans les rayons, trie et entretient les documents de la bibliothèque.

La technicienne ou le technicien travaille aussi en collaboration avec les autres membres de l’équipe de la bibliothèque pour appuyer divers projets spéciaux.

DÉTAILS DES RESPONSABILITÉS

A) VÉRIFICATION BIBLIOGRAPHIQUE ET GESTION DES ACHATS

• Effectuer des vérifications dans le catalogue de la bibliothèque ainsi que de la recherche bibliographique approfondie à l’aide de divers outils de recherche lorsque cela est requis.
• Préparer des listes pour les commandes et pour les demandes d’acquisitions afin d’effectuer un contrôle de la qualité.
• Utiliser des outils d’acquisition de livres comme GOBI et Amalivre en vérifiant le catalogue pour s’assurer que la bibliothèque n’achète pas de documents en double.

B) SERVICE À LA CLIENTÈLE

Fournir un service à la clientèle dans le cadre des activités de la bibliothèque, c’est-à-dire :

• Participer aux services de circulation ainsi qu’au prêt et au retour des livres;
• Participer à l’accueil des usagers et des usagères, être proactive ou proactif dans le service à la clientèle, les guider dans leurs recherches, les aider à trouver un document; fournir un service de référence directionnelle : orienter et aider les étudiantes et les étudiants (y compris lors des séances d’orientation au début des sessions d’automne et d’hiver), les professeures et les professeurs et les autres usagères et usagers de la bibliothèque à utiliser les différents services de la bibliothèque;
• Fournir un service de référence de première ligne avec le catalogue de la bibliothèque, les guides de recherche et les outils électroniques; référer à une ou un bibliothécaire au besoin;
• Assurer le bon fonctionnement des salles d’étude de groupe; aider les étudiantes et les étudiants à faire des réservations; s’assurer du respect des politiques de réservation et d’utilisation;
• Soutien informatique de base : assurer le bon fonctionnement des ordinateurs d’accès public; offrir un soutien aux usagères et aux usagers; informer l’équipe informatique de tout problème (en particulier, les mises à jour de logiciels pour nos usagers et nos usagères et pour notre personnel); faire le suivi des demandes; offrir un appui relativement au système d’impression PaperCut : aider les usagers et les usagères à imprimer, à photocopier et à numériser des documents.

C) NUMÉRISATION ET LISTE DE SÉLECTION

• Préparer chaque matin la liste de sélection à partir du système intégré de bibliothèque
• Rassembler et préparer pour le transport les documents de la liste de sélection
• Numériser les articles ou les documents en vue de la livraison
• Envoyer les documents numérisés
• Résoudre les problèmes qui surviennent dans le système intégré de bibliothèque ou dans la numérisation.

D) CLASSEMENT DES LIVRES

Trier, organiser et remettre les documents de la bibliothèque à leur place sur les étagères. Il peut également s’agir d’élaguer des documents de la collection ou de transférer des documents d’un endroit à un autre (par exemple, de la collection générale à l’entrepôt, etc.).

• Ramasser quotidiennement les documents aux différents étages de la bibliothèque, y compris dans les salles de travail de groupe, au comptoir de service et dans d’autres espaces;
• Trier les monographies, les périodiques, les journaux, les ouvrages de référence et les microformes afin de les ranger;
• Ranger les différents types de documents en fonction de leur emplacement, des codes de classification et des dispositions propres à chaque catégorie de documents;
• Veiller à ce que les documents sur les étagères des différentes collections et dans la section « livres en usage » ne soient pas rangés de manière trop serrée; prévoir les déplacements nécessaires de la collection en cas de besoin;
• Retirer et envoyer en réparation les documents qui le nécessitent;
• Vérifier l’ordre de classement des documents (lecture des rayons) et remettre à leur place les documents mal rangés;
• Chercher les livres manquants, les livres déclarés rapportés, etc.

E) AUTRES TÂCHES TELLES QU’ASSIGNÉES

• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la superviseure.

F) DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL

• Être responsable de son développement professionnel et informer la superviseure de ses besoins en matière de développement professionnel et des occasions de formation qui se présentent;

• Participer à diverses sessions de formation et d’information, à des colloques, à des conférences, etc. en rapport avec le poste.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Diplôme en technique de documentation ou expérience équivalente
• Bilinguisme anglais-français (oral et écrit)
• Connaissance et expérience des formats MARC et RDA
• Cinq (5) ans d’expérience en catalogage ou en expérience équivalente seraient un atout
• Connaissance des logiciels MS Word et Excel
• Connaissance des autres logiciels utilisés en bibliothèque serait un atout
• Connaissance du système intégré de gestion de bibliothèque Alma serait un atout

QUALITÉS ESSENTIELLES

• Capacité à filtrer les problèmes dans son domaine d’expertise et à les traiter
• Dynamisme, intérêt et motivation
• Souplesse et capacité à faire face au changement
• Capacité à communiquer et à travailler efficacement en groupe, ainsi qu’avec ses supérieures et supérieurs et ses collègues
• Compréhension et adhésion aux standards professionnels ainsi qu’aux principes d’éthique et de liberté intellectuelle
• Solides habiletés interpersonnelles et volonté manifeste d’offrir un excellent service à la clientèle
• Sens des responsabilités, bon jugement et autonomie
• Esprit d’initiative et respect des procédures établies
• Habileté à bien gérer son temps et ses priorités
• Capacité à travailler sous pression
• Disponibilité/souplesse : coopération et collaboration dans les activités quotidiennes et les demandes exceptionnelles
• Doit être capable de soulever une boîte pesant 20 kilos.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d’emploi (ustpaul.ca) d’ici le 21 mai 2025 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada.

Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

PIccf2dc72c6f1-34600-37585093