Agent.e de bureau, classe principal, Services des finances, Relations avec les Naskapis #10615

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Pourcentage de la tâche: 100%
Horaire: lundi au vendredi
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.
Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie qu’ils requièrent.
Attributions caractéristiques
Assure le suivi des demandes liées aux voyages : Veiller à l’organisation de tous les déplacements du personnel du JSMS et du JCLC, des membres de l’équipe des Services de liaison auprès des Naskapis (SLN) (y compris les conseillers en formation), des membres du CNE, des étudiants de l’enseignement pour adultes, de la formation professionnelle et de l’enseignement supérieur (y compris les personnes à leur charge) ; assurer la liaison avec les différents partenaires liés au voyage (train, avion, hôtels, etc.) ; compiler les demandes d’approbation correspondantes, le cas échéant ; etc. ;
Compile toutes les factures de cartes de crédit des membres de l’équipe du SLN de manière régulière et ordonnée afin d’assurer le paiement correct des cartes de crédit et la tenue des dossiers ;
Tien à jour un registre de tous les arrangements de voyage pour le personnel, les étudiants et autres partenaires;
Aider à la préparation des demandes de remboursement liées aux frais de déplacement du personnel de JSMS et des étudiants de l’enseignement supérieur;
Aide à la traduction, si nécessaire ; être prêt à rédiger la correspondance en français et en anglais ; connaître les logiciels pertinents pour aider à ces tâches ;
Contribue à l’organisation de l’entreposage, l’enregistrement ou stockage des dossiers académiques – physiques et électroniques ;
Contribue à la mise à jour des formulaires pour les étudiants de l’éducation des adultes, de la formation professionnelle et des études postsecondaires en ce qui concerne les demandes de financement, les demandes de déménagement, de la garde d’enfants, les demandes de voyage et les tâches connexes ;
Contribue à la rédaction des mises à jour des différentes politiques de financement des bénéficiaires naskapis ;
Traite les dépôts d’allocations des étudiants et les remboursements de dépenses dans le logiciel correspondant ;Veiller à ce que tous les procès-verbaux des réunions du SLN soient compilés et organisés de manière appropriée, et maintenus à jour ;
Contribue à la collecte de données à partir des dossiers des étudiants concernant la réussite scolaire des étudiants bénéficiant d’une aide financière du SLN aux fins de produire des portraits et des rapports statistiques et autres, si possible, au moyen d’Access, d’Excel ou d’autres outils de base de données ;
Le cas échéant, effectue toute autre tâche connexe.

Qualifications requises
Excellente connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit.
Doit être capable d’établir les priorités dans les tâches confiées, faire preuve d’organisation, de planification et assurer les suivis.
Très bonne connaissance de Word, Excel; PowerPoint serait un atout.
Être autonome, capable de faire face simultanément à plusieurs demandes et de travailler en équipe.
Capable d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles situations.
Un très bon jugement, une capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
Une bonne mémoire et un grand souci du détail.
Excellentes aptitudes interpersonnelles.
Faire preuve d’une grande discrétion et objectivité.
Doit être disponible et faire de preuve de flexibilité relativement à l’horaire de travail dû au fait que certaines activités de sélection peuvent avoir lieu en dehors des heures normales de travail.
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
Autre exigence
Avoir des connaissances approfondies en bureautique.
N.B. : Les personnes qui souhaitent être considérées pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word, Excel et leur capacité d’analyse et de résolution de problèmes.

Source
WhatJobs

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