ADJOINTE EXÉCUTIVE / EXECUTIVE ASSISTANT

Job Description

<p> Fondée en 1971, NEUF architect(e)s est l’une des firmes d’architecture et de design les plus importantes et diversifiées du Canada. Avec des bureaux à Montréal, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a mené à la réalisation de plus de 10 000 projets au service des communautés d’ici et d’ailleurs. Mais au-delà de ses réalisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 créatifs brillants qui façonnent des lieux inspirants depuis plus de 50 ans. Portés par l’innovation, la technologie et les solutions durables, nous sommes toujours à l’écoute des nouveaux talents pour nourrir la réflexion et faire évoluer notre pratique. <p></p><p><strong> TON RÔLE </strong></p><p><strong> Tu aimes être au cœur de l’action, coordonner les activités et soutenir une équipe dans un environnement stimulant ?</strong> NEUF est à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour rejoindre son équipe de Montréal. En collaboration étroite avec la direction, tu joueras un rôle clé dans le soutien quotidien des équipes, en assurant la coordination efficace des activités administratives et le bon déroulement des opérations. </p><p></p><p><strong> TON QUOTIDIEN </strong></p><ul><li> Assister les associés dans leurs responsabilités exécutives et dans le suivi des projets de leur équipe ; </li><li> Suivre la progression des dossiers et veiller à leur bon avancement ; </li><li> Gérer l’agenda et les priorités des associés : réunions, déplacements, échéances de projets et engagements internes ou externes ; </li><li> Organiser les réservations pour congrès, restaurants, hôtels et vols ; </li><li> Traiter les feuilles de dépenses ; </li><li> Préparer, distribuer et assurer le suivi des correspondances ; </li><li> Collaborer avec les équipes de projets et apporter un soutien selon les besoins ; </li><li> Mettre en page et formater lettres et documents (courriels, tableaux, rapports, formulaires, etc.) ; gérer les signatures électroniques et les sceaux (Notarius) ; </li><li> Vérifier l’exactitude des informations et des calculs, ainsi que la conformité des documents ; </li><li> Collecter et fournir les informations nécessaires à l’ouverture de projets ; </li><li> Élaborer et gérer les ententes avec les consultants, les partenariats en consortium, les contrats, avenants et mémorandums d’entente, en assurant transmission, relances, suivi et classement ; </li><li> Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunions de projets selon les besoins. </li></ul><p></p><p><strong> TES COMPÉTENCES </strong></p><ul><li>5 à 10 ans d'expérience dans un rôle avec responsabilités similaires ; </li><li> Capable de communiquer aisément ; </li><li> Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau ; </li><li> Avoir de l'entregent ; </li><li> Excellentes compétences en gestion du temps, capacité à déceler les priorités et à faire preuve de minutie ; </li><li> Grand désir d’apprendre et de développer de nouvelles connaissances ; </li><li> Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), <strong> Deltek un atout, </strong></li><li> Connaissance dans la création, l’annotation et l’édition de PDF. </li></ul><p></p><p><strong> NEUF RAISONS DE FAIRE ÉQUIPE </strong></p><ul><li> Mandats stimulants : projets diversifiés, d’envergure, innovants et durables ; </li><li> Environnement de choix : accès facile aux transports en commun ; </li><li> Horaire flexible : 37,5 h/semaine, horaire d’été et télétravail possible ; </li><li> Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine, compte santé ; </li><li> Développement professionnel : formations continues, expert BIM, soutien aux accréditations ; </li><li> Culture participative : collaboration réelle, accès à des mentors ; </li><li> Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF ; </li><li> Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge ; </li><li> Bien-être : café et thé à volonté, accès au gym, aires de détente, soccer sur table. </li></ul><p></p><p> Rejoins NEUF et dessine avec nous l’architecture de demain!</p><p> Des questions, écris-nous à : </p><p> Prépare ton CV et postule dès maintenant !</p><p></p><p>__________</p><p></p><p> Founded in 1971, NEUF architect(e)s is one of the largest and most diverse architecture and design firms in Canada. With offices in Montréal, Ottawa, and Toronto, our collaborative approach has led to the successful completion of over 10,000 projects serving communities here and abroad. But beyond our achievements, NEUF is first and foremost a collective of 250 brilliant creatives shaping inspiring places. Guided by innovation, technology, and sustainable solutions, we continually seek new talent to challenge ideas and contribute to the evolution of our practice. </p><p></p><p><strong> YOUR ROLE </strong></p><p><strong> You’re organized, proactive, and love being at the heart of the action?</strong> NEUF is looking for an Executive Assistant to join its Montreal team. Collaborating closely with management, you’ll take part in the daily rhythm of the firm—ensuring smooth coordination, efficient operations, and meaningful support for our teams. </p><p></p><p><strong> YOUR DAY-TO-DAY </strong></p><ul><li> Provide executive and project management support to the partners ; </li><li> Assist in the progress and coordination of ongoing files and projects ; </li><li> Manage partners’ calendars and priorities, including meetings, travel, project deadlines, and internal or external commitments ; </li><li> Coordinate travel arrangements such as conference registrations, restaurant, hotel, and flight bookings ; </li><li> Process and reconcile expense reports ; </li><li> Draft, review, and distribute correspondence while ensuring proper follow-up ; </li><li> Collaborate with project teams and provide administrative support as needed ; </li><li> Prepare, format, and proofread various documents (letters, emails, tables, reports, forms, etc.) ; handle electronic signatures and seals (Notarius) ; </li><li> Verify the accuracy, consistency, and compliance of documents and data ; </li><li> Collect and organize information required for project openings ; </li><li> Draft and manage consultant agreements, consortium partnership agreements, contracts, amendments, memorandums of understanding, and other project-related documents, ensuring proper transmission, follow-up, and filing ; </li><li> Prepare and distribute project meeting minutes when required. </li></ul><p></p><p><strong> YOUR SKILLS </strong></p><ul><li>5 to 10 years of experience with comparable responsibilities ; </li><li> Excellent communication skills ; </li><li> Strong understanding of office management systems and administrative procedures ; </li><li> Professional, approachable, and proactive attitude ; </li><li> Excellent time management skills with the ability to prioritize and maintain attention to detail ; </li><li> Curiosity and motivation to learn and expand your knowledge ; </li><li> Proficiency in Microsoft Office Suite ; </li><li> Experience with Deltek is an asset ; </li><li> Comfortable creating, annotating, and editing PDF documents. </li></ul><p></p><p><strong> 9 REASONS TO JOIN NEUF </strong></p><ul><li> Exciting projects – Diverse, large-scale, innovative, and sustainable; </li><li> Prime location – Easy access by public transportation; </li><li> Flexible schedule – 37.5 hours/week, summer hours, remote work options; </li><li> Great benefits – Group insurance, telemedicine, and health spending account; </li><li> Professional development – Ongoing training and learning opportunities; </li><li> Collaborative culture – Real teamwork, access to mentors; </li><li> Vibrant office life – Social and sports activities covered by NEUF; </li><li> Sustainability focus – Fresh fruit, active transport deals, EV chargers; </li><li> Well-being – Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table. </li></ul><p></p><p> Join us in building the future!</p><p> Have questions? 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