Adjoint(e) administratif(ve) - Direction

Job Description

<p><b>Shape Your World</b></p><p>At Alcoa, you will become an essential part of our purpose: to turn raw potential into real progress. The way we see it, every Alcoan is a work-shaper, team-shaper, idea-shaper, world-shaper.</p><p><b>Principal objectif du poste</b> :</p><p>Relevant du Directeur du secteur, le titulaire de ce poste a la responsabilité de supporter le l’équipe de direction du secteur dans l’exercice de leurs fonctions. Il assure la gestion cléricale des dossiers de direction, d’amélioration continue et le support administratif.</p><p><b>Responsabilités spécifiques : </b></p><li>Planifier et organiser l’ensemble des activités pour la direction :</li><li>Convoquer et préparer les rencontres du directeur;</li><li>Supporter les directeurs dans la progression de ses dossiers en fonction des échéanciers et objectifs;</li><li>Préparer et faire le suivi des rencontres du comité de gestion du département;</li><li>Participer à des rencontres avec le directeur;</li><li>Agir comme personne-ressource pour les voyages et être un des collaborateurs principaux de la logistique en ce qui concerne des visiteurs du département.</li><p><b>Supporter l’ensemble des tâches administratives suivantes :</b></p><li>Offrir du soutien opérationnel pour le directeur du département ainsi que ses équipes;</li><li>Coordonner et suivre le calendrier du directeur du département;</li><li>Préparer des présentations PowerPoint;</li><li>Saisir et approuver le temps travaillé de certains groupes d’employés-cadres et syndiqués;</li><li>Faire la gestion des calendriers de vacances;</li><li>Préparer l’arrivée des nouveaux membres de la direction (ÉPI, demandes d’accès, outils de travail);</li><li>Assurer le maintien et le développement de la gestion documentaire;</li><li>Gérer l’administration des achats, les demandes d’achats, Oracle, le traitement des factures, etc.</li><li>Mettre à jour les indicateurs hebdomadaires et mensuel des secteurs.</li><li>Faire le décompte d'actif annuellement (inventaire)</li><li>Collaborer dans le suivi et la mise en place des budgets des secteurs administratifs de l'usine </li><p><b>Requis</b></p><li>DEC en administration ou autre diplôme pertinent pour ce poste, combiné à un minimum de 5 années d’expérience en tant qu’adjointe administrative ;</li><li>Français oral et écrit: Avancé</li><li>Anglais oral et écrit : De base</li><p><b>Compétences requises</b></p><li>Bonne connaissance des logiciels de la suite Office</li><li>Une bonne connaissance du logiciel PowerBI (un atout)</li><li>Capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression avec un minimum de supervision</li><li>Bon sens du service à la clientèle</li><li>Faire preuve de discrétion et de confidentialité</li><li>Aptitudes pour travail d’équipe ;</li><li>Sens pour la communication</li><li>Grande autonomie, capacité d’initiative ;</li><li>Faire preuve de jugement, tout en appliquant les règles et procédures avec rigueur;</li><li>Sens des responsabilités ;</li>