Adjoint administratif/adjointe administrative - bureau

Job Description

• Work Term: Permanent


• Work Language: English


• Hours: 40 heures par semaine


• Education:


• Experience:

Études

• Certificat ou diplôme

Milieu de travail

• Services commerciaux

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Aider avec les procédures liées à la consultation du personnel et au règlement de griefs
• Coordonner les activités du service des ressources humaines afin de s'assurer qu'elles répondent aux objectifs de l'organisation
• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Diriger le personnel
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et assurer le contrôle financier du budget et des dépenses
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Examiner les projets de ressources humaines pour s'assurer de leur conformité avec les lois et les règlements
• Établir et mettre en oeuvre des politiques et des procédures
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Gérer des stratégies de formation et de perfectionnement
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Surveiller l'analyse de données et de renseignements touchant les employés
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Conseiller la haute gestion
• Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Assurer la liaison entre la gestion, des représentants syndicaux et des consultants en rh
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi
• Évaluer les environnements de travail, les programmes et les procédures afin de contrôler, d'éliminer et de prévenir les maladies et les blessures

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• MS Office
• Adobe Acrobat Reader

Terminologie technique

• Génie
• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Achat, acquisition et contrats
• Ressources humaines

Spécialisation ou expérience

• Engagement des employés

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Contrats
• États financiers
• Factures
• Tableaux, graphiques et diagrammes
• Gestion de projets
• Gestion de processus opérationnels
• Responsabilité sociale des entreprises
• Gestion des installations

Sûreté et sécurité

• Cautionnable
• Cote de sécurité de base
• Cote de sécurité - fiabilité approfondie
• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Transport public disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Tâches répétitives
• Volume de cas élevé
• Volume de travail élevé
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Responsabilisation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Êtes-vous actuellement étudiant(e)?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Habitez-vous près du lieu de travail?

Expérience

• 5 ans ou plus

Options de conditions d'emploi

• Jour

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Apprentissage/formation payés par l'employeur
• Commodités sur place
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe